Савети за управљање временом који ће вам помоћи да урадите више за мање времена
Време је наш главни ресурс, који свако покушава да искористи што ефикасније. Нажалост, не знајући како да правилно управљамо својим временом или се препуштамо лукавим канџама одуговлачења, можемо се довести у стање очаја и сумње у себе. Срећом, постоје технике и методе управљања временом које вам могу помоћи да контролишете своје време и постанете продуктивнији док трошите мање овог вредног ресурса. Хајде да истражимо како технике управљања временом могу учинити ваш живот бољим и повећати ефикасност вашег тима на послу.
Зашто одуговлачимо?
Пре увођења система управљања временом и позивања на снагу воље у помоћ, неопходно је разумети узроке одлагања. Често се меша са лењошћу. Карактеристична карактеристика одуговлачења је осећај кривице. Лења то ради са задовољством. Прокрастинатор не ради нити се опушта. Непрестано се мучи самокритиком и погрдним мислима.
Одлагање није ништа друго до стална жеља да се ствари одлажу. Постоје различите теорије о узроцима одлагања, али најчешће су следеће:
- страх од великих задатака;
- страх од неуспеха;
- недостатак личне мотивације.
Зашто нам тако често понестаје времена и одуговлачимо? Одговор је једноставан - не знамо како да правилно распоредимо своје ресурсе, временске, физичке и психолошке. Додајте овоме страхове и несигурност и неуспех је загарантован. Управљање временом може вам помоћи да решите све ове проблеме ако проблему приступите без фанатизма и са свешћу.
Управљање временом у историји
Управљање временом је један од суштинских аспеката успешног постојања сваког предузећа. Управљање временом се односи на технологију организовања времена и повећања ефикасности његовог коришћења. Питање како управљати својим временом постоји вековима. На почетку наше ере (пре око 2000 година), римски филозоф Сенека је саветовао Луцилија о управљању временом. Италијански научник и писац Алберти, који је живео у КСВ веку, тврдио је да ће људи који умеју корисно да управљају временом увек бити успешни у било којој области. Индустријске револуције утицале су на развој управљања временом. Лоше управљање временом је чест разлог зашто многи стартупи не успевају. Дакле, ако сте заглављени у процесу изградње вашег производа или МВП-а, увек можете да користите Услуге развоја МВП-а обезбедила искусна компанија за развој софтвера. Њихови стручњаци ће решити ваше проблеме са управљањем временом и, сходно томе, са новцем. Потреба да се управља координисаним радом стотина људи приморала је на потрагу за новим начинима управљања временом. Од тада су технике управљања временом почеле да се брзо шире, помажући милионима људи да буду продуктивнији и, што је најважније, срећнији.
Одабир праве стратегије управљања временом за вас
Човечанство је измислило много стратегија управљања временом путем покушаја и грешака. Ово је ваш акциони план да постигнете своје циљеве што ефикасније. Нудимо вам шест најчешћих опција. Изаберите три од њих и покушајте да се придржавате њихових принципа најмање недељу дана. Можете да их промените у друге опције ако разумете да вам то не одговара.
Дневно планирање
Планирање ослобађа време. Увек треба планирати и размишљати на папиру. Ако циљ није на папиру, он не постоји. Листа обавеза је нека врста мапе која ће вас држати на путу ка свом циљу. Рад са листом обавеза првог дана повећава продуктивност за 25%. Припремите листу задатака које треба обавити сутра увече. Када дођете на посао, увек ћете знати где да почнете дан. Након што завршите следећи задатак на листи, обавезно га прецртајте. Ово ће учинити да се осећате задовољним својим радом, повећаћете свој ентузијазам и дати вам енергију. Планирајте дан, недељу, месец, па чак и годину.
Одређивање приоритета задатака
Одређивање приоритета вам омогућава да ефикасно управљате својом листом обавеза тако што сваком задатку доделите другачији ниво важности. Када идентификујете важан задатак, процените последице да ли је урађен или не. Критичан задатак има озбиљне последице ако се не заврши на време.
Заборавите на мултитаскинг
Многи људи размишљају о мултитаскингу као о дару који им помаже да постигну више. Међутим, студије показују да мултитаскинг смањује продуктивност за 40%. Људи који обављају више задатака не троше толико времена на задатке, не улазе дубоко у њих нити их решавају, као и они који се концентришу само на једну ствар у исто време. Они морају стално да проводе време прелазећи са једног процеса на други. Покушајте да се концентришете на једну ствар и не преузимајте следећу док не завршите.
Користите апликације за управљање временом
Уз помоћ модерне технологије, праћење вашег времена постаје лакше. Софтвер за праћење и апликације за праћење времена помажу нам да анализирамо где и како проводимо своје време. Ово је посебно релевантно у контексту управљања тимом. Уз помоћ праћење запослених софтвера, менаџер може да прати ефикасност сваке особе у свом тиму анализирајући њихово време мировања, пријављивање/одјављивање, проналажење ометања (апликације, веб-сајтови) и изградњу процеса тако да ће ефикасност сваког запосленог бити на високом нивоу без стварања стресне ситуације и непријатно радно окружење.
Пронађите своје златне сате
Стручњаци предлажу да израчунате свој златни сат. У овом тренутку тело је будно, максимално фокусирано и концентрисано на задатке. Границе овог времена можете тачно одредити само сами. Посматрајте се током недеље и запишите податке када вам је било најлакше да радите. Покушајте да извршите најтеже задатке за вас управо у овом периоду.
Поделите велике задатке на мање
Сећате се зашто одуговлачимо? Зато што се плашимо великих задатака. Када велики задатак разбијемо на делове — подзадатке —, то више не делује тако грандиозно и страшно. Нама је лакше и пожељније да то остваримо. Само то морамо да изводимо корак по корак, напредујући ка циљу. А прецртавање следећег оствареног циља, чак и ако је мали, инспирише нас да идемо напред.
Пет техника управљања временом које вам могу променити живот
Када одаберете стратегије, време је да изаберете најефикасније технике управљања временом које ће вам помоћи да постигнете своје циљеве.
Еисенховер Матрик
Амерички председник Двајт Ајзенхауер креирао је ову шему. Матрица има четири одељка за задатке: нехитне и неважне, хитне али неважне, важне и нехитне и хитне и важне. Поделите своје задатке у делове и сазнаћете на шта трошите највише времена и на које задатке би требало да обратите више пажње. Ово је одличан начин да одредите приоритете.
Једе жабу
Жаба у системима управљања временом је најнепријатнија ствар са којом се морате суочити. И, како каже древна прича, ако ујутро поједете жабу, ништа вам тог дана неће изгледати теже, а расположење ће вам бити одлично јер ништа непријатније не може да се деси. На исти начин треба да се односимо и према најизазовнијим и најодговорнијим стварима које нам изазивају највише анксиозности. Урадите их прво, а да их не одлажете! Тада ћете осетити налет енергије и моћи ћете да ефикасније проведете остатак дана.
Помодоро техника
Франческо Ћирило је измислио овај систем да би олакшао припрему за испите. Помаже људима који се лако ометају да се концентришу. То је такође добар начин да контролишете колико времена трошите на одређени задатак.
Ево како Помодоро функционише: узмете тајмер и подесите га на 25 минута. Након тога, фокусирате се на свој посао. Када истекне 25 минута, одморите се пет минута, а затим све поновите. После четири циклуса, правите велику паузу од пола сата.
Батцхинг задатака
Техника спајања сличних задатака ће вам помоћи да уредите свој распоред и постигнете више. Покушајте да групишете сличне задатке и урадите их у пакетима. Ово ће вам омогућити да не прелазите и ефикасно обављате све сличне задатке одједном. Прегледајте своју листу обавеза и размислите о задацима које можете комбиновати. Имате ли један хитан мејл на који треба да одговорите? Одговорите на све одједном. Да ли треба да купите сос за своје месо? Напишите листу намирница које треба да купите у наредних неколико дана и урадите их све одједном.
Завршавање ствари
Геттинг Тхингс Доне је систем продуктивности који је измислио пословни тренер Давид Аллен. Његови основни принципи су следећи:
- Снимите све своје задатке и идеје на једном месту, које се зове Инбок.
- С времена на време сортирајте садржај пријемног сандучета додељивањем приоритета и рокова. Распоредите белешке у фасцикле према њиховом садржају — посао, куповина, хобији, дом итд.
- Урадите ревизије — одбаците непотребне белешке, прецртајте завршене задатке, преместите материјале који вам више нису релевантни у архиву.
- Када све испланирате, крените на посао. Задатке који се могу обавити за неколико минута треба обавити одмах. Други се могу делегирати или ставити у календар.
Једноставни савети за управљање временом које можете почети да користите већ данас
- Запишите све — Најкритичнији и најболнији разлог за неиспуњене задатке и пробијене рокове је тај што једноставно заборављамо. Запишите све: од термина за шишање до важних састанака.
- Планирајте не само своје задатке, већ и одмор — све треба да буде у хармонији. Наградите се за сваки обављени задатак са најмање 2-5 минута одмора.
- Ослободите се ометања — Друштвени медији, позиви пријатеља, омиљена ТВ емисија или брбљиви колега могу бити веома ометајући. Идентификујте своје сметње и убице времена и решите их се.
- Подесите подсетнике и тајмере — Ови помоћници ће вас подсетити на све и помоћи вам да пређете са једног задатка на други и не треба их потцењивати.
- Делегирајте и тражите помоћ — Ако се заглавите у задатку и не знате како да га завршите, само тражите помоћ — нема потребе да губите време на измишљање бицикла ако ваш колега већ зна како да их креира.
- Учините процес планирања пријатним — купите лепу бележницу, оловку у омиљеној боји, налепнице или мултифункционалну апликацију. Планирање ће престати да буде досадно и постати забавно.
- Промените своје стратегије управљања временом ако не раде за вас — Не одустајте од управљања временом ако вам једна од техника не функционише. Пробајте, експериментишите и успећете!
- Наградите себе за достигнућа — чоколаду, шетњу парком, шољицу кафе или одмор — учините да се осећате као херој, чак и ако само морате да преживите нервозан састанак.
- Пронађите или креирајте своју савршену радну атмосферу — Поставите свој радни простор на начин да се осећате удобно и згодно да тамо радите. Требају вам свеће? Ставите их поред лаптопа. Радите све ствари које вам помажу да уђете у радну атмосферу.
Као што видите, не морате драстично да мењате свој живот и радите све на тајмер. Можете одабрати оне технике, стратегије и савете за управљање временом који ће вам највише одговарати. Покушајте да следите бар неколико савета из нашег чланка, користите неколико техника и видећете резултате истог дана. Не дозволите да одуговлачите и будите продуктивни!
